4.1 Jelaskan dan berikan contoh apa yang anda
ketahui tentang shared service dalam dunia bisnis !
Shared service adalah konsolidasi atau sebuah
business model yang memungkinkan sumber daya-sumber daya atau resources yang
ada untuk kesuluruhan elemen yang ada di dalam organisasi tersebut untuk level
customer-service yang sudah ditentukan sebelumnya. Shared services adalah
sebuah business unit yang terpisah yang diciptakan dalam sebuah perusahaan,
sebuah organisasi atau sebuah agen yang bertanggung jawab untuk memberikan
pelayanan atau services kepada operating business unit dan fungsi-fungsi
korporasi di perusahaan atau organisasi tersebut.
Selain itu, shared service bisa juga berarti
penyediaan sebuah service atau pelayanan oleh satu bagian dari sebuah
organisasi atau grup di mana service tersebut sebelumnya sudah ditemukan di
dalam lebih dari satu bagian dari organisasi atau perusahaan tersebut. Secara harfiahnya,
shared service adalah sebuah service atau layanan yang di share atau dibagi
pemakaian atau penggunaannya oleh beberapa ataupun semua bagian-bagian entitas
di dalam sebuah perusahaan atau organisasi.
Faktor pendanaan maupun sumber daya dari service
dibagi dan departemen yang menyediakan pelayanan tersebut secara efektif
menjadi sebuah internal service provider atau sebuah penyedia jasa layanan
internal. Ide utama dari shared service adalah
“sharing: dalam sebuah organisasi atau grup. Sharin ini secara
fundamental dibutuhkan untuk memasukkan shared accountability atau
akuntabilitas pembagian dari hasil oleh unit di mana pekerjaan yang dibagikan
tersebut diboyong oleh sang provider.
Di sisi sebaliknya, sang provider perlu
untuk memastikan bahwa hasil yang sudah disetujui bersama tersebut disampaikan
berdasarkan standard tertentu yang sudah ditetapkan (KPIs, cost, kualitas,
dll). Shared services juga bisa diterapkan dalam hubungan antar dua buah
organisasi yang berbeda maupun lebih, untuk bagian yang berbeda dari kedua
organisasi tersebut.
Contoh:
Kasus The New York Times, sebuah research and
development group yang dipekerjakan oleh surat kabar The New York Times,
mengembangkan sebuah sistem shared service di antara dua lusin produsen surat
kabar, sebuah stasiun radio dan lebih dari 50 unit websites. Fungsi utama dari
shared services yang dikembangkan oleh sang research and development group ini
untuk The New York Times adalah untuk menambahkan dan mendukung inovasi yang
ada di dalam business unit tersebut.
Upaya yang dilakukan The New York Times
memfokuskan pengembangan inovasi teknologi informasi melalui upaya pengumpulan
inisiatif dari berbagai pihak yang berbeda.
Ada beberapa keuntungan atau advantages yang didapat
oleh The New York Times dalam menerapkan shared services di dalam business
units network-nya adalah:
1. Cost-efficiency or Economies of Scale – Dengan menerapkan
sistem shared services ini pastinya akan lebih hemat secara cost unutk pihak
The New York Times.
2. Jika ada satu inovasi positif yang ingin diterapkan
oleh pihak The New York Times akan bisa langsung disampaikan dan diterima oleh
semua business units yang terhubungkan secar sistem shared services oleh pihak
The New York Times tersebut.
3. Adanya sebuah proses yang sudah terstandarisasikan
untuk keseluruhan business units yang tergabung dalam network The New York
Times.
4. Common Technology Platform – Dimungkinkannya transformasi
yang terkoordinasi antara front, middle dan back-offices yang tergabung dalam
network shared services tersebut.
5. Semua Operating units bebas untuk fokus kepada
proses operasional mereka dan external customers mereka. Jika sewaktu-waktu ada
masalah mereka bisa kembali kepada Shared Services untuk support.
6. Decision Support – Data yang dianalisa dan
disampaikan adalah data yang sudah reliable dan sudah siap untuk dieksekusi.
7. Flexibility – Shared Services bisa disumberkan
melalui berbagai multiple delivery channels dan berbagai lokasi geographis.
8. Scalability – Shared Services delivery model bisa
diukur untuk akuisi dari segi dan aspek geographis dan expansi service scope
dengan biaya tambahan yang relatif rendah.
9. Diperolah berbagai inisiatif yang beragam. Ini dimungkinkan
karena adanya berbagai pihak yang terlibat dalam upaya inovasi teknologi
informasi.
10. Adanya support bagi inovasi dalam unit bisnis
melalui kerjasama dengan pihak lain yang lebih kompeten dibidang masing-masing,
sehingga akan tercapai inovasi yang unggul. Hal ini sejalan dengan pendapat O’Brien
(2005) yang menyatakan bahwa salah satu strategi dasar penggunaan membuat
hubungan dan persekutuan bisnis baru dengan konsultan, dan
perusahaan-perusahaan lainnya. Langkah ini dilakukan melalui kerjasama dengan
perusahaan di bidan IT (Adobe developers, Times Widgets), perusahaan jasa
hiburan (Netflix).
11. Semenjak mulai berinovasi, The New York Times
tidak memerlukan modal investasi yang terlalu besar. Menurut O’Brien (2005)
salah satu strategi dasar penggunaan teknologi informasi dalam bisnis adalah
strategi kepemimpinan dalam biaya, dimana perusahaan berusaha memangkas
biaya-biaya dalam proses bisnis. The New York Times mampu meningkatkan
pendapatan sekaligus memangkas biaya, melakukan efisiensi melalui perbaikan
proses (process development) dan otomatisasi. Upaya ini dilakukan melalui
penggunaan software untuk rapid development berupa penggunaan aplikasi
pengembangan cepat (rapid application), yaitu software metode pengembangan yang
digunakan untuk perencanaan singkat sebelum membentuk prototipe rapid.
Pertumbuhan penggunaan shared services dalam
kehidupakn berbisnis secara terus menerus dihubungkan dengan restrukturisasi
bisnis dalam skala yang lebih besar dan juga terus tumbuh seiring dengan
pertumbuhan entitas bisnis secara kesuluruhan di dunia ini dan juga kegunaannya
untuk membentuk sebuah platform atau landasan yang kokoh untuk pertumbuhan
global yang bertumbuh secara cepat. Secara umum, faktor pendorong yang kuat
untuk mengimplementasikan shared services sering sekali berhubungan dengan
costs, kualitas, speed, dependability, dan flexibility.
Beberapa keterbatasan atau disadvantages yang
didapat oleh The New York Times dalam menerapkan shared services di dalam
business units networknya adalah:
1. Resistance to Change – Perubahan management yang
efektif harus menjadi sebuah komponen dari implementasi shared services
tersebut, tanpa memandang bulu sumbernya.
2. Legacy Systems – Waluapun selalu tidak menjadi
mungkin, shared services dan interogasi sistem adalah bagian dari proyek
transformasi yang bisa menghasilkan hasil yang sukses. Keterbatasan dari legacy
bisa membuat hasil yang diinginkan tidak optimal.
3. Leadership – Ada saat-saat yang sulit, dimana
semua orang harus mempunyai pandangan yang sama bilamana ada kebijakan yang
ingin diterapkan.
4. Shared Service Team – Perilaku dan kemampuan yang
telah ditentukan oleh sebuah team yang service-oriented diprioritaskan untuk
memungkinkan dan memampukan teknologi untuk mengoptimalisasi proses yang bisa
jadi tidak eksis dalam organisasi hari ini. Pastikan dalam menentukan orang
yang tepat sebelum kita memulainya.
5. Perusahaan yang sehat dan berkembang perlu
menyisihkan 90-95% dari dana inovasinya untuk inovasi sesuai inti bisnisnya dan
5-10% untuk model bisnis baru. Artinya perlu ada kepastian dana yang tidak
sedikit dalam upaya inovasi ini. Hal ini bertolak belakang dengan upaya The New
York Times yang justru melakukan efisiensi biaya.
6. Keterbukaan The New York Times untuk menjalin
kerjasama dengan pihak luar yang memiliki beragam inisiatif berbeda membuka
peluang pada terbukanya “informasi berharga: kepada pihak luar yang mungkin
tidak menguntungkan bagi The New York Times.
7. Industri surat kabar menghadapi permasalahan yang
kompleks, oleh karena itu memerlukan kesabaran untuk mengembangkan model bisnis
yang baru dan memastikan budget keuangan perusahaan selalu tersedia.
Secara umum, kelemahan dari shared services adalah
proses yang dihasilkan secara keseluruhan akan dibuatnya lebih panjang dan
lebih kompleks. Suatu sistem yang mampu menampung dan menyebarkan kembali
ide-ide dari masing-masing individu maupun tim perusahaan memerlukan
infrastruktur teknologi informasi yang lebih baik dan akan membutuhkan dana
yang tidak sedikit.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar