Tugas Inovasi SI dan New Technology 3.3

3.3 gambarkan & beri penjelasan tentang siklus pengembangan sistem informasi berbasis inovasi !

Langkah-langkah yang diperlukan dalam siklus pengembangan suatu sistem informasi berbasis inovasi untuk membangun dan mengimplementasikan sistem informasi bisnis di suatu perusahaan.

Pengembangan sistem informasi manajemen dilakukan melalui beberapa tahap, dimana masing-masing langkah menghasilkan suatu yang lebih rinci dari tahap sebelumnya. Tahap awal dari pengembangan sistem umumnya dimulai dengan mendeskripsikan kebutuhan pengguna dari sisi pendekatan sistem rencana strategis yang bersifat makro, diikut dengan penjabaran rencana strategis dan kebutuhan organisasi jangka menengah dan jangka panjang. Masukan (input) utama yang dibutuhkan dalam tahap ini mencakup:

·       Kebutuhan strategis organisasi

·       Aspek legal pendukung organisasi

·       Masukan kebutuhan dari pengguna

Secara garis besar ada lima tahap yang biasa dijadikan sebagai batu pijakan atau model dalam melaksanakan aktivitas pengembangan sistem informasi, yaitu: perencanaan, analisis, desain, pembuatan, implementasi, dan pasca implementasi.

1.    Tahap perencanaan

Tahap ini merupakan suatu rangkaian kegiatan sejak ide pertama yang melatarbelakangi pelaksanaan pengembangan sistem tersebut dilontarkan. Dalam tahap perencanaan pengembangan sistem harus mendapatkan perhatian yang sama besarnya dengan merencanakan proyek-proyek besar lainnya, seperti perencanaan pengadaan perangkat jaringan teknologi informasi (TI), rencana membangun gedung kantor 15 tingkat. Keuntungan-keuntungan yang diperoleh jika proyek pengembangan sistem informasi direncanakan secara matang, mencakup:

·       Ruang lingkup proyek dapat ditentukan secara jelas dan tegas. Unit organisasi, kegiatan atau sistem yang mana akan dilibatkan dalam pengembangan ini dan unit mana yang tidak dilibatkan. Informasi ini  memberikan perkiraan awal besarnya sumber daya yang diperlukan.

·       Dapat mengidentifikasi wilayah/area permasalahan potensial. Perencanaan akan menunjukkan hal-hal yang mungkin bisa terjadi suatu kesalahan, sehingga hal-hal demikian dapat dicegah sejak awal.

·       Dapat mengatur urutan kegiatan. Banyak sekali tugas-tugas terpisah dan harus berjalan secara bersamaan/paralel yang diperlukan untuk pengembangan sistem. Tugas-tugas ini diatur dalam urutan logis berdasarkan prioritas informasi dan kebutuhan untuk efisiensi.

·       Tersedianya sarana pengendalian. Tingkat pengukuran kinerja harus dipertegas sejak awal.

2.    Tahap analisis

Ada dua aspek yang menjadi fokus tahap ini, yaitu aspek bisnis atau manajemen dan aspek teknologi. Analisis aspek bisnis mempelajari karakteristik organisasi yang bersangkutan. Tujuan dilakukannya langkah ini adalah untuk mengetahui posisi atau peranan teknologi informasi yang paling sesuai dan relevan di organisasi dan berpengaruh atau memiliki         dampak tertentu terhadap proses desain, konstruksi, dan implementasi. Selama tahap analisis, sistem analis terus bekerja sama dengan manajer, dan komite pengarah SIM terlibat dalam titik-titik yang penting mencakup kegiatan sebagai berikut:

a. Menetapkan rencana penelitian sistem

b. Mengorganisasikan tim proyek

c. Mendefinisikan kebutuhan informasi

d. Mendefinisikan kriteria kinerja sistem

e. Menyiapakn usulan rancangan sistem

f. Menyetujui atau menolak rancangan proyek pengembangan sistem

Keluaran dan proses analisis di aspek ini adalah masalah-masalah penting yang harus segara ditangani, analisis penyebab dan dampak permasalahan bagi organisasi, beberapa kemungkinan skenario pemecahan masalah dengan kemungkinan dan dampak risiko serta potensinya, dan pilihan alternatif solusi yang direkomendasikan.

3.    Tahap perancangan (desain)

Pada tahap ini, tim teknologi informasi bekerja sama dengan tim bisnis atau manajemen melakukan perancangan komponen-komponen sistem terkait. Tim teknologi informasi akan melakukan perancangan teknis dari teknologi informasi yang akan dibangun, seperti sistem basis data, jaringan komputer, Teknik konversi data, metode migrasi sistem, dan sebagainya.

Sementara itu, secara paralel dan Bersama-sama tim bisnis atau manajemen, dan tim teknologi informasi akan melakukan perancangan terhadap komponen-komponen organisasi yang terkait, seperti: standard operating prrocedures (SOP), struktur organisasi, kebijakan-kebijakan, Teknik pelatihan, pendekatan SDM, dan sebagainya. Langkah-langkah tahap rancangan sistem mencakup:

a.     Menyiapkan detail rancangan sistem

b.    Mengidentifikasi berbagai alternatif konfigurasi/rancang bangun sistem

c.     Mengevaluasi berbagai alternatif konfigurasi sistem

d.    Memilih konfigurasi terbaik

e.     Menyiapkan usulan penerapan/aplikasi

f.      Menyetujui atau menolak aplikasi sistem

berdasarkan desain yang telah dibuat, konstruksi atau pengembangan sistem yang sesungguhnya (secara fisik) dibangun. Tim teknis merupakan tulang punggung pelaksanaan tahap ini, mengingat semua hal yang bersifat konseptual harus diwujudkan dalam suatu konstruksi teknologi informasi dalam skala yang lebih detail.

Dari semua tahapan yang ada, tahap konstruksi inilah yang biasanya paling banyak melihatkan sumber daya terbesar, terutama dalam hal penggunaan SDM, biaya, dan waktu. Pengendalian terhadap manajemen proyek pada tahap konstruksi harus diperketat agar penggunaan sumber daya dapat efektif dan efisien. Bagaimanapun, hal ini akan berdampak terhadap keberhasilan proyek sistem informasi yang diselesaikan secara tepat waktu. Akhir dari tahap konstruksi biasanya berupa uji coba atas sistem informasi yang baru dikembangkan.

4.    Tahap pembuatan

Setelah proses perancangan yang cukup panjang, tahap berikutnya adalah membuat sistem informasi. Pembuatan sistem ini meliputi kegiatan pembuatan aplikasi berdasarkan rancangan yang telah dibuat, disertai dengan pembuatan buku penggunaan aplikasi agar mudah saat melakukan training dan implementasi sistem. Pada tahap ini diperlukan proses ujicoba aplikasi meliputi: uji performa, program logic (sintaks), implementasi business rules, faktor manusia, business process/procedure, efisiensi input dan output.

5.    Tahap implementasi

Tahap implementasi merupakan tahap yang paling kritis karena untuk pertama kalinya sistem informasi akan dipergunakan di dalam organisasi. Ada berbagai pendekatan untuk implementasi sistem yang baru didesain. Pekerjaan utama dalam implementasi sistem biasanya mencakup hal-hal sebagai berikut:

a. Merencanakan waktu yang tepat untuk implementasi

b. Mengumumkan rencana implementasi

c. Mendapatkan sumberdaya perangkat keras dan lunak

d. Menyiapkan database

e. Menyiapkan fasilitas fisik

f. Memberikan pelatihan dan workshop

g. Menyiapkan saat yang tepat untuk cutover (peralihan sistem)

h. Penggunaan sistem baru

Pemberian pelatihan (training) harus diberikan kepada semua pihak yang terlibat sebelum tahap implementasi dimulai. Selain untuk mengurangi risiko kegagalan, pemberian pelatihan juga berguna untuk menanamkan rasa memiliki terhadap sistem baru yang akan diterapkan. Dengan cara ini, seluruh jajaran pengguna akan dengan mudah menerima sistem tersebut dan memeliharanya dengan baik di masa-masa mendatang.

6.    Tahap pasca implementasi

Pengembangan sistem informasi biasanya diakhiri setelah tahap implementasi dilakukan. Namun, ada satu tahapan lagi yang harus dijaga dan diperhatikan oleh manajemen, yaitu tahap pasca implementasi. Kegiatan yang dilakukan di tahap pasca implementasi adalah bagaimana pemeliharaan sistem akan dikelola.

Seperti halnya sumber daya yang lain, sistem informasi akan mengalami perkembangan di kemudian hari. Hal-hal seperti modifikasi sistem, berpedoman ke sistem lain, perubahan hak akses sistem, penanganan terhadap fasilitas pada sistem yang rusak, merupakan contoh dari kasus-kasus yang biasanya timbul dalam pemeliharaan sistem. Disinilah diperlukan dokumentasi yang memadai dan pemindahan pengetahuan dari pihak penyusun sistem ke pengguna untuk menjamin terkelolanya dengan baik proses-proses pemeliharaan sistem.

Dari perspektif manajemen, tahap pasca-implementasi adalah berupa suatu aktivitas di mana harus ada personil atau divisi yang dapat melakukan perubahan atau modifikasi terhadap sistem informasi sejalan dengan perubahan kebutuhan bisnis yang dinamis.